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Quels engagements attendre de votre Dossier Usager Informatisé du médico-social ?

Dans le secteur Social et Médico-Social, les éditeurs d’un logiciel Dossier Usager Informatisé ont de nombreuses responsabilités autour des données dont la gestion leur est sous-traitée. 

Ceci implique de respecter certaines règlementations ainsi que de suivre la feuille de route du Numérique en Santé. Ce dernier impose un certain nombre d’interopérabilités entre les DUI et les services & référentiels socles.  

 

Certes le RGPD est un prérequis pour le respect des données personnelles. Nous ne nous étendrons pas ici sur ce sujet. 

Les données de santé sont également protégées, notamment à l’aide de la certification Hébergeur de Données de Santé (HDS). 

D’autres prérequis sont attendus en termes de règlementation et d’interopérabilité au niveau national mais aussi au niveau régional. 

 

Au vu de l’évolution constante de la règlementation et de la mise à disposition progressive des services des référentiels socles du Virage numérique en Santé, ce domaine et ses mises à jour sont souvent peu maitrisés. Il nous a semblé donc utile de clarifier leur description en expliquant leur intérêt, indiquer les exigences de conformité et leur application par SociaNova. 

Les interopérabilités mises en œuvre dans le cadre du Numérique en Santé

La qualité du système de Santé national s’appuie sur la fiabilité et la fluidité du transfert d’information. 

Le Numérique en Santé uniformise progressivement trois types d’interopérabilité dans le secteur Social et Médico-Social : 

  • Les solutions de partage d’information.  
  • Les répertoires nationaux. 
  • Les moyens d’authentification.

1. Les solutions de partage d'information

a. Dossier Médical Partagé (DMP)

Logo Dossier Medical Partage
Le Dossier Médical Partagé est un système de stockage numérique pour chaque patient. Il est le carnet de santé numérique qui conserve et sécurise les informations de santé des patients qui sont transmises par les médecins, laboratoires, éditeurs de logiciel de santé, … 

 

Le DMP peut contenir les éléments suivants : 

A partir de son logiciel métier, le professionnel de santé peut alimenter et consulter le DMP de son patient.Il a ainsi accès à l’ensemble des documents médicaux du DMP de son patient lors d’une première consultation, d’une hospitalisation ou en cas d’urgence.

 

Le DMP permet : 

  • D’éviter de prescrire des examens ou traitements déjà demandés par d’autres professionnels de santé.
  • De connaître les traitements, les intolérances médicamenteuses et les allergies du patient, ce qui permet d’éviter tout accident thérapeutique.
  • De faciliter la prise en charge des patients souffrant d’une maladie chronique. 

En tant que patient, il vous donne accès à tous les documents médicaux de synthèse déposés par les organismes médicaux : historique des remboursements, synthèse médicale, ordonnance, radio, compte rendu d’hospitalisation ou d’imagerie, résultats d’examens de biologie médicale, directives personnelles (volonté de fin de vie, contacts en cas d’urgence), etc.

Le patient a la possibilité de masquer des documents aux professionnels de santé. Ce document masqué reste néanmoins visible par le médecin traitant. 

Depuis le 13 avril 2021, la capacité d’alimentation du DMP à partir d’un DUI est obligatoire : obligation d’être connecté au DMP et de pouvoir y envoyer un document. 

La date de capacité de consultation d’un document à partir du DMP est à confirmer. 

Le DMP requiert le fonctionnement de l’INSi 

A compter du 1er juillet 2021, le DMP sera automatiquement créé comme une composante indissociable du MES (Mon Espace Santé). Le DMP intègrera MES au 1er janvier 2022 pour être accessible par l’ensemble de la population. 

En 2022, le DMP sera accessible par les professionnels du RPPS. 

Pour tout établissement ayant demandé la connexion d’OGiRYS au DMP, OGiRYS alimente le DMP de chaque personne accompagnée avec les compte-rendu de consultation et séance (médecin, kiné, …), les prescriptions, … 

 

Demain, OGiRYS alimentera le DMP avec le volet médico-social (projet d’accompagnement, synthèse d’évaluation pluri-disciplinaire, documents contractuels comme DIPC & CSAT, …).

b. MS Santé

Logo-MSSante
MS Santé est un espace d’échange sécurisé uniquement accessible à l’usager et aux opérateurs dans la Santé : établissement de santé, industriels, éditeurs, organismes publics … 

Comme pour une messagerie habituelle mais dans un cadre confidentiel et sécurisé, MS Santé permet d’échanger des informations et des documents (ordonnances, photos, …) entre un patient et les professionnels qui interviennent dans son parcours de soin. 

MS Santé présente de nombreux avantages : 

 

Pour les établissements de santé : 

> Protéger votre responsabilité 

  • Protection des données de vos patients et respect du secret médical.
  • Respect du cadre légal posé par la CNIL et par le code de la santé publique. 
  • Traçabilité des échanges et authentification de vos correspondants. 

> Améliorer la modernisation de vos pratiques 

  • Gain de temps : moins de scans et moins de recherche de documents. 
  • Baisse des dépenses : moins de photocopies, moins de papier et moins d’affranchissement. 

> Favoriser l’interopérabilité 

  • Echange de données entre professionnels quel que soit leur fournisseur de messagerie. 
  • Accès à un annuaire unique recensant l’ensemble des utilisateurs MSSanté. 

 

Pour les professionnels de santé : 

  • Retrouver simplement les correspondants dans un annuaire national commun. 
  • Recevoir automatiquement les données de santé de leurs patients dans leur outil métier (comptes-rendus hospitaliers, de biologie, de radiologie, etc.) et économiser ainsi du temps de réception du courrier papier, de scan ou de recherche de documents, etc. 
  • Prévenir, informer ou alerter leurs confrères, simplement et naturellement, y compris ceux qui sont en visite. 
  • Protéger les données de leurs patients et protéger ainsi leur responsabilité professionnelle. 
La généralisation de l’accès à MS Santé pour les professionnels du médico-social et social est prévue en 2021. 

L’ouverture avec Mon Espace Santé est prévue en janvier 2022. 

 

OGiRYS alimente les mêmes documents dans MS Santé que dans le DMP. 

De plus, les données des compte-rendu médicaux (hôpital, laboratoire) sont automatiquement intégrées dans le DUI OGiRYS, grâce à MS Santé. 

c. E-prescription

La e-prescription consiste à dématérialiser le circuit d’émission d’une ordonnance entre les médecins, les pharmaciens et d’autres professionnels prescrits (kinésithérapeutes, infirmiers, …). 

Un médecin émet en ligne une ordonnance qu’il signe électroniquement en utilisant son numéro RPPS. 

 

Cette ordonnance est ensuite accessible par le pharmacien.ne et disponible dans le DMP du patient. 

  • Renforcement de la pertinence des soins et de la lutte contre l’iatrogénie grâce au module d’aide à la prescription utilisé par le médecin. 
  • Réduction des risques de falsification par la sécurisation des échanges entre les acteurs. 
  • Simplification des échanges entre médecins et patients, et accès par le médecin à ce qui a été délivré. 
  • Simplification du processus d’envoi des ordonnances. 
  • Pour le patient, meilleure coordination des soins et accès en consultation à ses e-prescriptions depuis son DMP (et à terme, via Mon Espace Santé). 

Autre avantage clé : permettre aux établissements de récupérer les prescriptions des médecins de ville et des hôpitaux. C’est une forte attente de la part des établissements qui n’ont pas de médecin prescripteur. 

Comparé à la situation actuelle, le protocole normé de la e-prescription fournira une bien meilleure sécurité des données et une facilité d’implémentation. 

La e-prescription est en théorie opposable depuis janvier 2021. Le décret d’application doit cependant être rédigé et la CNAM a prévu une communication nationale dans le cadre de la généralisation de la e-prescription. 

La généralisation de la e-prescription des actes réalisés par l’ensemble des auxiliaires médicaux est prévue en 2022. 

 

Pour envoyer la prescription à l’officine en vue de la préparation  des doses à administrer – et pour alimenter le plan de soins, OGiRYS pourra utiliser un protocole normé national (contre une 10ne potentielle aujourd’hui). 

d. Mon Espace Santé (ancien Espace Numérique en Santé)

Logo Mon Espace Sante
Mon Espace Santé un site Internet, mis à disposition pour les patients/usagers, qui centralise de nombreuses applications mises à disposition par les organismes publics ou par des éditeurs privés : 

  • Une messagerie sécurisée permettant des échanges d’informations et de documents (ordonnances, photos…) entre l’usager et les professionnels qui interviennent dans son parcours de soin. 
  • Un “agenda-santé” permettant de consolider les différents évènements de santé : rendez-vous médicaux, hospitalisations, rappels, etc. Ces évènements pourront être alimentés par les services de prise de rendez-vous, les portails des établissements et l’usager lui-même. 
  • Un catalogue de services référencés / labellisés par la puissance publique (“store” Mon Espace Santé), l’usager pourra choisir de partager les données de santé de son Espace Santé avec les applications et les professionnels de son choix. 
Une expérimentation est en cours. 
L’ouverture est prévue le 1er janvier 2022 pour les éditeurs souhaitant ajouter leur application dans Mon Espace Santé. 

 

SociaNova mettra à disposition ses applications comme le Portail Usager Famille dans MES en 2022. 

e. SI des suivi d'orientation (SI SdO)

Le SI SdO est un service d’orientation en ligne qui permet d’identifier facilement le ou les établissements et services capables de prendre en charge un projet de rééducation, réadaptation, réinsertion ou d’hébergement, nécessaire à différents moments de la vie d’une personne en situation de handicap. 

 

Les personnes à la recherche d’un établissement ou service Médico-Social voit leurs décisions d’orientation envoyées électroniquement aux services et établissements de leur choix, et peuvent suivre l’avancement de leur dossier. 

Le SI SdO permet ainsi de simplifier les démarches d’admission en établissement ou en service Médico-Social (ESMS). 

Le SI SdO Via Trajectoire est utilisé par l’ensemble des régions en Métropole. 

Le SI SdO Osmose (Orientation et Suivi en Structure Médico-Sociale) est utilisé sur l’île de la Réunion. 

 

OSMOSE a pour objectif :  

  • D’informatiser le suivi des orientations des personnes en situation de handicap à la Réunion depuis la notification envoyée par la Commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées (CDAPH), jusqu’à l’entrée en établissement ou service médico-social (ESMS). 
  • Assurer un meilleur suivi des décisions d’orientations des personnes en situation de handicap en leur proposant une offre médico-sociale mieux adaptée. 
  • Mettre en place un outil communicant entre les systèmes d’information des Maisons Départementales de Personnes Handicapées (MDPH) et celui des établissements ou service médico-social. 
Il n’y a pas encore de date définie à ce jour pour l’interopérabilité de Via Trajectoire.

Osmose est aujourd’hui utilisé sur l’île de la Réunion. 

Le cadre d’interopérablité du SI SdO est est attendu pour la fin de l’année 2021. 

Une partie du SI SdO, non encore définie, sera opposable en 2022. 

SociaNova est l’éditeur de la solution Osmose qui est connecté à DUMS, DUI de SociaNova mis à disposition pour les adhérents du GCS Tesis. 

OGiRYS sera interopérable avec Via Trajectoire lorsque ce SI SdO sera disponible. 

f. E-Parcours

E-Parcours met à disposition un bouquet de services numériques de coordination aux professionnels du sanitaire, du médicosocial et du social. 

C’est aux territoires de porter leur projet e-Parcours, avec des solutions numériques. Dans le cadre d’un projet régional, le programme e-Parcours vise ainsi à assurer le déploiement et l’usage, dans chaque région, des services numériques de coordination. 

 

Il a ainsi pour objectif de décloisonner et de faciliter les prises en charge, d’en assurer la continuité, notamment : 

  • Échange des calendriers partagés (même s’ils rentrent en opposition avec les calendriers partagés du MES). 
  • Cahier de liaison partagé (même s’il est à forte dominance médicale et très peu médico-sociale). 
Il n’y a à ce jour aucune échéance pour devenir interopérable avec les 4  solutions e-parcours disponibles. Chaque région a choisi une des quatre solutions.  
OGiRYS peut être interopéré avec les 4 solutions e-parcours. 

2. Les répertoires nationaux

Quatre répertoires nationaux sont mis en place afin de standardiser le référencement des établissements, des ressources disponibles dans ces établissements, des professionnels de santé et des patients/usagers. 
Repertoires nationaux medico-social_SociaNova

a. Finess

Logo Finess
Finess est le Fichier National des Etablissements Sanitaires et Sociaux: Ce fichier constitue la référence en matière d’inventaire des structures et équipements des domaines sanitaire, médico-social, social et de formation aux professions de ces secteurs.  

Le FINESS permet à tout établissement sanitaire et social d’être identifié par un numéro national. 

Ce moyen est déjà mis à disposition des éditeurs sans obligation d’utilisation. 
Utilisation de la référence Finess pour identifier la structure utilisant OGiRYS.

b. ROR+

Logo Repertoire Operationnel des Ressources
Le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR) est le référentiel des établissements et des services des secteurs sanitaire et médicosocial disponibles dans ces établissements. 

 

Il permet d’aider les professionnels à orienter leurs patients vers le bon établissement ou service : 

  • Sanitaire (MCO, SSR, PSY).  
  • En charge de personnes âgées en perte d’autonomie ou en situation de handicap. 

Il permet d’alimenter des services métiers avec les données d’offre de santé dont ils ont besoin pour fonctionner (identifier pour chaque structure de santé, son offre de soins, ses lits installés et ses lits disponibles).  

Avoir un répertoire centralisé des établissements et services est nécessaire pour décloisonner l’offre hospitalière et de ville, pour gagner du temps dans les recherches effectuées et de faciliter ainsi la prise en charge des patients. 

 

Le ROR+ sera disponible au niveau national. 

17 ROR régionaux existent à ce jour. L’interopérabilité de chaque logiciel avec chaque ROR présente un coût conséquent d’installation et de maintenance. 

En 2022, un ROR national permettra de donner un accès unique pour les solutions numériques. 

Avec le ROR+, OGiRYS sera automatiquement alimenté au lieu de compléter à la main la liste des établissements et services. 

c. INS et INSi

L’Identité Nationale de Santé est l’équivalent numérique du numéro de sécurité sociale. Il est attribué pour tous les patients. 

  • L’INS garantie l’affectation au bon usager de tous les documents et les informations émises par des organisme médicaux. 
  • Il permet de limiter les erreurs d’identification des personnes prises en charge, suivies ou accompagnées. 
  • Il permet de maintenir la qualité de base des patients en détectant des doublons potentiels et ainsi éviter de devoir fusionner deux dossiers. 
  • Il permet d’alimenter ou consulter facilement le DMP en limitant les rejets. 
  • Il permet d’échanger par messagerie sécurisée avec les patients au travers de l’ENS. 

L’INSi est le système de téléservice permettant de récupérer ou de vérifier le bon INS pour une personne donnée.  

Depuis le 1er janvier 2021, toutes les données de santé doivent être référencées avec l’INS. 

L’INS est utilisable à condition de se procurer un lecteur de carte CPS. 

OGiRYS est compatible avec l’INS et l’INSi pour identifier les patients/usagers. 

d. RPPS+

Le Répertoire Partagé des Professionnels de Santé (RPPS) permet d’identifier les médecins.  

  • Les informations conservées dans ce répertoire garantissent l’identité et les compétences des professionnels inscrits. 
  • Chaque médecin en activité a un numéro RPPS qui est visible sur sa carte CPS et sur les documents de prescription médicale. Il est également visible Sur Doctolib dans l’onglet “Informations légales” en base de la fiche d’un praticien et sur le site du conseil national de l’ordre des médecins. 

 

Le RPPS+ s’étend aux professionnels, personnes physiques, intervenant dans les secteurs sanitaire, médico-social et social : aides-soignants, éducateurs spécialisés, coordonnateurs de parcours, assistants médicaux, … 

Le RPPS est opérationnel.

Le RPPS+ sera opérationnel d’ici la fin 2021. 

Aujourd’hui, le RPPS permet d’identifier les professionnels de Santé utilisateurs d’OGiRYS. 

SociaNova a aidé à alimenter la nomenclature des objets de santé avec la liste des métiers du médico-social. 

3. Les moyens d'authentification

Moyens d authentification medico-social_SociaNova

a. France Connect

Logo France Connect
France Connect est un service géré par l’État. Il permet aux patients et usagers de se connecter facilement et de manière sécurisées à plus de 900 services en ligne (Assurance Maladie, La Poste, site des impôts, etc). 

 

  • Ce dispositif est gratuit et s’appuie sur le comptes certifiés existants. Il évite donc de devoir créer un nouveau compte et un nouveau mot de passe pour chaque solution logiciel utilisée. 
  • Ce moyen de connexion pourra être proposé aux patients et usagers pour accéder aux applications spécifiques au médico-social, notamment celles disponibles dans Mon Espace  Santé. 
Ce moyen est déjà mis à disposition des éditeurs sans obligation d’utilisation. 
Le portail Usager-Famille de SociaNova utilisera ce mode d’authentification en 2022. 

b. Pro-Santé Connect

Logo Pro Sante Connect
Pro-Santé connect est un service géré par l’État. Il permet aux professionnels de santé inscrits dans le répertoire RPPS+ de s’identifier sur de nombreux logiciels grâce à leur CPS ou e-CPS, sans avoir à créer un nouveau compte avec un mot de passe spécifique par logiciel. 

Lorsqu’un logiciel souhaite donner un accès à un professionnel, il doit pouvoir vérifier en temps réel que ce professionnel exerce toujours et a les habilitations requises pour accéder à des informations confidentielles de Santé. Pro-Santé connect permet aux logiciels de réaliser ces vérifications. 

Ce moyen est déjà mis à disposition des éditeurs sans obligation d’utilisation. 
Avec Pro-Santé Connect, OGiRYS utilisera ce mode d’authentification pour tous les professionnels en septembre 2021. Il permettra également d’identifier les accès auxquels a droit chaque professionnel. 

c. CPS et e-CPS

CPS : cette carte pour les professionnels de santé est l’équivalent de notre carte de Sécurité Sociale mais pour les professionnels de Santé). 

 

e-CPS : il s’agit de la CPS digitalisée pour qu’un professionnel de Santé s’identifie sur un logiciel sans lecteur de carte, à l’aide de leur smartphone. 

Ce moyen est déjà mis à disposition des éditeurs sans obligation d’utilisation. 
Avec la CPS et e-CPS, OGiRYS utilisera ce mode d’authentification pour tous les professionnels en septembre 2021. Il permettra également d’identifier les accès auxquels a droit chaque professionnel. 

4. La liste des certifications et marquages concernant tout éditeur de DUI

a. Marquage CE

Logo Marquage_CE
Un DUI intègre un module de gestion des prescriptions, équivalent à celui des logiciels d’aide à la prescription (LAP). Les LAP étant considéré comme des dispositifs médicaux, un DUI doit également bénéficier du marquage CE imposé par la réglementation européenne 2017/745. 

 

Ce marquage s’appuie sur deux types d’évaluation : 

  • Évaluation du logiciel lui-même (conception, production, …). 
  • Évaluation du mode de gestion de la qualité de l’entreprise dans sa capacité à ne concevoir que des fonctionnalités conformes et sures pour la santé du patient. 
Tout LAP inclus dans un DUI doit être actuellement marqué CE de niveau 1. 

Le 26 mai 2024 au plus tard, tout LAP devra être marqué CE de niveau 2a. 

SociaNova bénéficie du marquage CE de niveau 1 et prépare le niveau 2a, à partir de Septembre 2021. 

b. Certification HAS

Logo Certification HAS
La certification HAS d’un logiciel d’aide à la prescription (LAP) fournit des garanties de qualité et de performances dans les fonctions de gestion des prescriptions du logiciel. 
La certification LAP est un prérequis pour intégrer la e-prescription. 
La mise à disposition de la e-prescription dans OGiRYS nécessitera la certification HAS. 

c. Norme ISO 13485

Logo Norme ISO 13485
L’ISO 13485 définit les exigences en matière de système de management de la qualité (SMQ) des fabricants de dispositifs médicaux à concevoir un système de management de la qualité (SMQ) qui établit et maintient l’efficacité de leurs processus. 
Cette norme est requise pour le marquage CE du logiciel sous le nouveau règlement 2017/745 (niveau 2a). 
Le marquage CE de niveau 2a d’OGiRYS nécessitera le respect de cette norme ISO 13485. 

d. Référencement des éditeurs

Dans le cadre du Plan ESMS Numérique, la CNSA a référencé des éditeurs du DUI en mars 2021. Ceci leur permet de participer aux appels à projet de la CNSA et de bénéficier de financements pour équiper de DUI les établissements ESMS. 

Un nouveau référencement par l’ANS est prévu fin 2021 pour la deuxième phase de financement du Plan ESMS Numérique. 

En octobre 2021, les 62 exigences de référencement seront communiquées. 
SociaNova a été le premier éditeur de DUI référencé par la CNSA. 

e. Certification Qualiopi

Logo Qualiopi_Actions de formations SociaNova
La certification qualité Qualiopi atteste de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires des formations. Elle remplace la certification Datadock. 
A partir de janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour que les formations délivrées continuent à être financées par les OPCO ou les CPF. 

Un éditeur réalise souvent ses propres formations pour son DUI. Il doit donc être certifié Qualiopi. 

SociaNova est certifié Qualiopi. 
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